スマートに保管|より多くの人に認知させるための販売促進|宣伝の仕方が大切

より多くの人に認知させるための販売促進|宣伝の仕方が大切

スマートに保管

男の人

一元管理が可能

契約書は会社にとっての重要書類です。しかもビジネス上の取引が多くなればなるほど煩雑になりがちなものになります。契約書管理に頭を悩ます経営者も少なくありません。契約書管理で重要なポイントは、情報共有、期限管理、そしてアクセス制御の三点です。紙を原本として保管する場合、これらの帳簿を別途作成し、原本とは別に管理する必要があります。都度情報を更新して管理することは難しく、一元管理はさらに難しくなります。そのため契約書管理もシステムに頼る時代になっています。システム化することで契約書管理の三大課題を一気に解決することが可能になります。契約期間など更新などのタイミングも一元管理することが可能になるため、ビジネス上の失敗も少なくできるのです。

システムの得意分野

情報共有は、社内の各部署に点在している原本を誰でも自由に確認できるようにすることです。システム化することでPDFなどの写しをいつでもどこでも確認できるようになります。原本を出す必要があるときのみ別途手続きを行う仕組みにすることで原本の保管場所も一か所に集約することができます。期限管理はシステムの得意分野です。あらかじめ設定された期限やタイミングを把握することができるようになるため更新忘れなどのミスを防止することができます。アクセス制御もシステムの得意分野の一つです。契約書を誰でも好きなように閲覧させることはできません。しかし機械上のアクセス制限をかけることで詳細なアクセス権限設定を可能にします。